BAB 1 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI: SEBUAH TINJAUAN MENYELURUH

PENDAHULUAN

Ketika kita membahas system informasi akuntansi, ada beberapa istilah penting yang harus dipahami, yaitu:

1. Sistem (system): serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sistem tersiri dari subsistem yang lebih kecil untuk membangun sistem yang lebih besar.
2. Konflik tujuan (goal conflict): kondisi ketika tujuan subsistem tidak konsisten dengan tujuan subsistem lainnya atau sistem secara keseluruhan.
3. Keselarasan tujuan (goal congruence): kondisi saat subsistem mencapai tujuan saat berkontribusi dengan tujuan keseluruhan organisasi.
4. Data: fakta yang dikumpulkan, disimpan, dan diprosea oleh sistem informasi.
5. Informasi (information): data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki pengambilan keputusan.
6. Kelebihan informasi (information overload): kondisi dimana berlebihnya jumlah informasi yang diserap dan diproses otak manusia, mengakibatkan penurunan kualitas pengambilan keputusan dan peningkatan pada biaya penyediaan informasi.
7. Teknologi informasi (information technology): komputer dan perangkat elektronik lainnya yang digunakan untuk menyimpan, mengambil, dan mentransmisikan dan memanipulasi data.
8. Nilai informasi (value of information): keuntungan yang dihasilkan oleh informasi dikurangi dengan biaya untuk memproduksinya. Informasi sangat dibutuhkan oleh seluruh organisasi untuk mengambil sebuah keputusan. Informasi yang dibutuhkan tersebut adalah informasi yang berguna dan berarti. Berikut ini tujuh karakteristik yang membuat informasi berguna dan berarti, yaitu:

1. Relevan: mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan, serta menegaskan atau memperbaiki ekspektasi sebelumnya.
2. Realiabel: bebas dari kesalahan atau bias; menyajikan kejadian atau aktivitas organisasi secara akurat.
3. Lengkap: tidak menghilangkan aspek penting dari suatu kejadian atau aktivitas yang diukur.
4. Tepat waktu: diberikan pada waktu yang tepat bagi pengambil keputusan dalam mengambil keputusan.
5. Dapat dipahami: disajikan dalam format yang dapat dimengerti dan jelas.
6. Dapat diverifikasi: dua orang yang independen dan berpengetahuan di bidangnya, dan masing masing menghasilkan informasi yang sama.
7. Dapat diakses: tersedia untuk pengguna ketika mereka membutuhkannya dan dalam format yang dapat digunakan.

KEBUTUHAN INFORMASI DAN PROSES BISNIS

KEBUTUHAN INFORMASI

Scott dan Susan menyadari bahwa mereka harus memahami bagaimana fungsi S&S sebelum mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk mengelola S&S secara efektif. Berikut ini tabel yang memuat proses bisnis dasar S&S, beberapa keputusan penting yang dibutuhkan untuk setiap proses, dan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan:

PROSES BISNIS
Proses bisnis (business process): serangkaian aktivitas dan tugas yang saling terkait, terkoordinasi, terstruktur yang dilakukan oleh orang, computer, atau mesin yang dapat membantu mencapai tujuan tertentu suatu organisasi.
Transaksi (transaction): perjanjian antara dua entitas untuk melakukan pertukaran barang atau jasa atau kejadian lain yang dapat diukur dari segi ekonomi oleh organisasi.
Pemrosesan transaksi (transaction processing): proses menangkap data transaksi, memprosesnya, menyimpannya untuk penggunaan di lain waktu, dan menghasilkan output informasi, seperti laporan manajerial atau laporan keuangan.
Pertukarang memberi-mendapatkan (give-get exchange): transaksi yang terjadi dalam banyak waktu, seperti menyerahkan uang tunai untuk mendapatkan persediaan dari pemasok dan memberikan karyawan cek gaji sebagai ganti tenaga kerja mereka. Pertukaran tersebut dikelompokan ke dalam lima siklus proses bisnis atau transaksi (business processes or transaction cycle), yaitu;

1. Siklus pendapatan (revenue cycle): dimana barang dan jasa dijual untuk mendapatkan uang tunai atau janji untuk menerima uang tunai dimasa depan (dalam kata lain penjualan secara kredit).
2. Siklus pengeluaran (expenditure cycle): dimana perusahaan membeli persediaan untuk dijual kembali atau bahan baku digunakan dalam memproduksi barang sebagai pertukaran uang tunai atau janji untuk membayar uang di masa depan (dalam kata lain penjualan secara kredit).
3. Siklus produksi atau konversi (production or conversion cycle): dimana bahan baku ditransformasikan menjadi barang jadi.
4. Siklus sumber daya manusia/penggajian (human resource/payroll cycle): dimana karyawan dipekerjakan, dilatih dan diberi kompensasi, dievaluasi, dipromosikan, dan diberhentikan.
5. Siklus pembiayaan (financing cycle): dimana perusahaan mejual sahamnya kepada investor dan meminjam uang, kemudian investor akan membayar dengan dividen dan bunga yang dibayar atas pinjamannya tersebut.

Gambar dibawah ini menunjukan siklus transaksi utama dan pertukaran memberi-mendapatkan yang melekat pada setiap siklus:

Ssitem buku besar dan pelaporan (general ledger and reporting system): operasi pemrosesan informasi yang terlibat dalam memperbarui buku besar dan mempersiapkan laporan untuk manajemen dan pihak eksternal.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi: suatu system yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, insfrastruktur teknologi informasi, serta pengendalian internal dan ukuran keamanan.

Akuntansi: proses identifikasi, pengumpulan, dan penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informal. Dari definisi tersebut, akuntansi adalah system informasi karena memiliki definisi yang bermakna sama.

Sistem Informasi Akuntansi memiliki enam komponen, yaitu:

1. orang yang menggunakan system,
2. prosedur da instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data,
3. data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya,
4. perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data,
5. insfrastruktur teknologi informasi, meliputi computer, perangkat peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam SIA.
6. pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA.

Keenam komponen SIA tersebut memungkinkan SIA untuk memenuhi tiga fungsi bisnis penting, yaitu:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, dan personel organisasi.
2. Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat merencanakan, mengeksekusi, mengendalikan, dan mengavaluasi aktivitas, sumber daya, dan personel.
3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan asset dan data organisasi.

CARA SIA MENAMBAH NILAI UNTUK ORGANISASI

SIA menambah nilai untuk organisasi dengan berbagai cara, yaitu:

1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi atau jasa. Contoh: SIA dapat memonitor mesin sehingga operator akan diberitahu segera mungkin apabila kinerja berada diluar batas kualitas yang dapat diterima.
2. Meningkatkan efisiensi. Contoh: informasi tepat waktu memungkinkan pendekatan manufaktr just-in-time.
3. Berbagi pengetahuan. Contoh: kantor akuntan public menggunakan system informasi untuk berbagai praktik terbaik dan untuk mendukung komunikasi antarkantor.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokannya. Contoh: pelanggan dapat secara langsung mengakses persediaan dan system entri pesanan penjualan yang dapat mengurangi penjualan dan biaya pemasaran, sehingga meningkatkan tingkat retensi pelanggan.
5. Meningkatkan struktur pengendalian internal.
6. Meningkatkan pengambilan keputusan.

SIA juga mebantu meningkatkan pengambilan keputusan dalam beberapa cara, yaitu;

1. Mengidentifikasi situasi yang membutuhkan tindakan manajemen.
2. Mengurangi ketidakpastian dan memberikan dasar untuk memilih di antara alternative tindakan.
3. Menyimpan informasi mengenai hasil keputusan sebelumnya, yang memberikan umpan balik bernilai yang dapat digunakan untuk meningkatkan keputusan di masa yang akan dating.
4. Memberikan informasi akurat yang tepat waktu.
5. Menganalisis data penjualan untuk menentukan barang-barang yang dibeli bersama-sama, dan dapat menggunakan informasi tersebut untuk memperbaiki tata letak barang dagangan atau untuk mendorong penjualan tambahan barang-barang terkait.

SIA DAN STRATEGI PERUSAHAAN.

SIA mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Berikut alur penggunaan SIA:

Banyak keunggulan teknologi lain yang mempengaruhi strategi perusahaan dan memberikan kesempatan untuk memperoleh keunggulan komprehensif. Contohnya adala Analisis prediktif (predictive analysis): penggunaan gudang data dan alogaritme yang kompleks untuk memprediksi kejadian di masa depan, berdasarkan trend historis dan perhitungan probabilitas.
PERANAN SIA DALAM RANTAI NILAI
Untuk memberikan nilai kepada pelanggan, organisasi melakukan sejumlah aktivitas berbeda. Aktivitas tersebut dikonseptualisasikan saat membentuk rantai nilai (value chain) yang terdiri dari lima aktivitas utama (primary activities) yang secara langsung memberi nilai ke pelanggan, yaitu:

1. Logistic inbound: menerima, menyimpan, dan mendistribusikan bahan baku yang digunakan organisasi untuk membuat jasa dan produk yang dijual.
2. Operasi: aktivitas yang mengubah input menjadi produk akhir atau jasa.
3. Logistic outbound: aktivitas mendistribusikan produk jadi atau jasa ke pelanggan.
4. Pemasaran dan penjualan: aktivitas membantu pelanggan dalam membeli barang atau jasa organisasi.
5. Pelayanan: aktivitas menyediakan dukungan purnajual kepada pelanggan.

Rantai nilai (value chain): pertautan bersama semua aktivitas pendukung dan utama dalam bisnis. Nilai tambahnya saat produk melewati rantai.

Aktivitas utama (primary activities): aktivitas rantai nilai yang menghasilkan, memasarkan dan mengirrimkan produk dan jasa ke pelanggan dan memberikan pelayanan dan dukungan pascapengirmian.

Selain aktivitas utama, ada aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan untuk dilakukannya lima aktivitas utama secara efektif dan efisien. Aktivitas tersebut dikelompokan menjadi 4 kategori, yaitu:

1. Insfrastruktur perusahaan: aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang memungkinkan berfungsinya suatu organisasi.
2. Sumber daya manusia: aktivitas yang meliputi kegiatan merekrut, memperkerjakan, melatih, dan memberikan kompensasi kepada karyawan.
3. Teknologi: aktivitas meningkatkan barang atau jasa.
4. Pembelian: aktivitas melakukan pengadaan bahan baku, perlengkapan, mesin, dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas Utama. Rantai nilai organisasi dapat diperbesar menjadi rantai pasokan (supply chain). Rantai pasokan (suplly chain) adalah perluasan system yang meliputi rantai nilai organisasi dan juga pemasok, distributor dan pelnggannya. Berikut ini urutan rantai pasokan:

CATATAN TAMBAHAN: SIKLUS TRANSAKSI

Siklus transaksi terdiri atas empat siklus, yaitu:

1. Siklus pendanaan

Siklus ini merupakan proses pencarian dana/modal. Proses tersebut dapat dilakukan dengan berbagai macam cara diantaranya yaitu:

a. melalui utang bank

b. melalui jual obligasi

c. melalui jual saham

2. Siklus Investasi Aset Tetap

Aset tetap memiliki bentuk fisik dan merupakan asset yang digunakan dalam perusahaan lebih dari satu kali pemakaian. Salah satu cara untuk mendapatkan asset tetap yaitu dengan membeli asset dengan cara mengangsur.

3. Siklus Operasional

Siklus operasional terdiri atas empat siklus, yaitu:

a. siklus SDM/Penggajian

b. siklus pengeluaran

c. siklus produksi

d. siklus pendapatan.

4. Siklus Investasi Instrumen Keuangan

Siklus ini merupakan siklus investasi pada sekuritas obligasi atau saham yang diterbitkan oleh perusahaan lain, baik untuk tujuan investasi jangka pendek maupun investasi jangka Panjang.

Keempat siklus transaksi di atas melalui beberapa proses, yaitu:

PROBLEM ORGANISASI
Dalam hal ini, system diperlukan untuk mengatasi atau minimal mengurangi kesalahan kerja. Problem organisasi tersebut terdiri dari tiga hal, yaitu:

1. Inefesiensi/pemborosan.
2. Kesalahan/error (sifatnya ketidaksengajaan)
3. Fraud/curang (berkaitan dengan karakter manusia ini sendiri)

INTI SIA

1. Pemisahan fungsi
2. JOB deskripsi
3. Dokumen transaksi
4. Laporan
5. TI (Teknologi Informasi)
6. Pengendalian