BAB 3 SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

PENDAHULUAN

Dokumentasi (documentation): narasi, bagan alir, diagram,dan bahan tertulis lainnya yang menjelaskan cara system bekerja.

Deskripsi naratif (narrative description): perjelasan tertulis, langkah demi langkah dari komponen-komponen system dan interaksi dari semua itu.

Alat dokumentasi sangat penting dalam level berikut ini:

• Level minimum, harus membaca dokumentasi untuk menentuka cara system bekerja.
• Mengevaluasi dokumentasi untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkatan.
• Mempersiapkan dokumentasi yang menunjukan cara beroprasi dan system yang sudah ada atau diajukan.

Pada bab ini membahas alat-alat dokumentasi sebagai berikut:

1. Diagram Arus Data (DAD): deskripsi grafis sumber data,proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Bagan alir, yang merupakan deskripsi grafis system. Beberapa jenis bagan alir, meliputi bagan alir dokumen: menunjukan arus dokumen dan informasi antardepartemen atau area pertanggungjawaban, bagan alir system: menunjukan hubungan antar input, pemrosesan, dan output system informasi, bagan alir program: menunjukan urutan operasi logis computer yang menjalankan program.
3. Diagram Proses Bisnis, merupakan deskripsi grafis dan proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram arus data (DAD-data flow diagram): penjelasan grafis dari arus data dalam organisasi, meliputi sumber/tujun, data, arus data, proses transformasi dan penyimpanan data.

Sumber data (dara source): entitas yang menghasilkan atau mengirimkan data yang dimasukan ke dalam system.

Tujuan data (data destination): entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh system.

Arus data (data flow): pergerakan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.

Proses (process): tindakan yang mentransfromasikan data ke dalam data atau informasi lain.

Penyimpanan data (data store): tempat atau media penyimpanan data system.

Berikut symbol diagram arus data:

Berikut elemen-elemen diagram arus data dasar:

Berikut diagram arus data dari proses pembayaran pelanggan: 

Berikut pembagian pembayaran dan penerimaan pelanggan:

Diagram konteks (context diagram): level DAD tertinggi; tinjauan level ringkasan system, menunjukan system pengolahan data, input dan output-nya, dan sumber serta tujuannya. Berikut diagram konteks untuk pemrosesan penggajian S&S:

Lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut:

1. Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraph pertama).
2. Menangani kompensasi karyawan (paragraph kedua, kelima, keenam).
3. Membuat laporan manajemen (paragraph ketiga).
4. Membayar pajak (paragraph keempat).
5. Memasukan entri ke buku besar (paragraph terakhr).

Kalima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukan dalam table berikut ini:

Bebebrapa pedoman untuk menggambarkan DAD adalah:

1. Memahami system
2. Mengabaikan aspek tertentu.
3. Menentukan Batasan system.
4. Mengembangkan diagram konteks.
5. Mengidentifikasi arus data.
6. Mengelompokan arus data.
7. Mengidentifikasi proses transformasi.
8. Mengelompokan proses transformasi.
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data.
10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data.
11. Mmeberi nama semua elemen DAD.
12. Membagi (subbagian) DAD.
13. Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses.
14. Menyempurnakan DAD.
15. Mempersiapkan Salinan akhir.

Berikut contoh gambar DAD

DAD level 0 untuk pemrosesan penggajian S&S:

DAD Level 1 untuk proses 2,0 pada pemrosesan penggajian S&S:

BAGAN ALIR

Bagan Alir (flowchart): Teknik analitis yang menggunakan seperangkat symbol standar untuk menjelaskan gambar beberapa aspek dari system informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir menggunakan seperangkat symbol standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui system. Simbol - symbol tersebut diantaranya adalah:

1. Simbol input/output menunjukan input ke atau output dari system.
2. Simbol pemrosesan menunjukan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukan tempat data dismpan.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukan arus data, dimana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

Simbol-symbol tersebut ditunjukan dengan gambar berikut:

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

Bagan alir dokumen (document flowchart): mengilustrasikan arus data dan dokumen diantara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi.

Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart): bagan yang digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan ketidakefisienan system.

Berikut dokumen bagan alir pemrosesan penggajian di S&S:

Bagan alir system (system flowchart): menggambarkan hubungan antarinput, pemrosesan, penyimpanan, dan output system. Berikut bagan alir system pemrosesan penjualan di S&S:

Beberapa pedoman untuk mempersiapkan bagan alir adalah:

1. Memahami system.
2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir.
3. Mengelola bagan alir.
4. Secara jelas memberi label semua symbol.
5. Konektor halaman.
6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir.
7. Gambarlah salinan final bagan alir.

BAGAN ALIR PROGRAM

Bagan alir program (program flowchart): mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakuakn oleh computer dalam melakukan program. Berikut ini hubungan antara bagan alir system dan program:

DIAGRAM PROSES BISNIS

Diagram proses bisnis (DPB-business process diagram): cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas yang berbeda dalam proses bisnis.

Simol-symbol diagram proses bisnis yaitu:

Beberapa pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis:

1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis.
2. Mengabaikan komponen-komponen tertentu.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukan.
4. Mengelola bagan alir.
5. Memasukan setiap proses bisnis dalam diagram.
6. Menggambarkan sketsa kasar DPB.
7. Menggambarkan Salinan final DPB.

Berikut diagram proses bisnis pemrosesan penggajian S&S: